Tijdregistratie van het personeel en de werknemers: wat zegt de wet? Hoe implementeer je het?

Is tijdregistratie verplicht in België?

In België bestaat er geen specifieke wettelijke verplichting voor tijdregistratie van het personeel door bedrijven.

Echter, het bijhouden van een systeem voor het volgen van werktijden kan vereist zijn volgens een collectieve overeenkomst, bedrijfsovereenkomst of arbeidsovereenkomst.

Als werkgever is er dus geen verplichting om de werktijden te registreren, maar het kan handig zijn om te beschikken over een betrouwbaar systeem voor de registratie van werktijden (bijvoorbeeld een papieren rooster of een prikklok) om conflicten te voorkomen.

Voor wie is urenregistratie verplicht binnen het personeel?

Tijdregistratie kan verschillende soorten werknemers betreffen, maar dit hangt vaak af van de aard van het werk, de arbeidswet, sectorale overeenkomsten of het beleid van het bedrijf. Hier zijn enkele categorieën werknemers die betrokken zouden kunnen zijn in tijdregistratie:

Deeltijdse of voltijdse werknemers: Bedrijven kunnen een registratiesysteem eisen voor al hun werknemers om nauwkeurig de gewerkte uren, pauzes en vakantiedagen te volgen.

Werknemers met flexibele of variabele uren: Werknemers van wie de werktijden variëren afhankelijk van de behoeften van het bedrijf kunnen worden verplicht om te registreren om hun werkuren bij te houden en ervoor te zorgen dat de wettelijke beperkingen met betrekking tot overuren worden nageleefd.

Werknemers op afstand of thuiswerkers: In het kader van telewerken vragen sommige bedrijven aan werknemers om hun werkuren bij te houden om de naleving van arbeidsovereenkomsten te waarborgen en misbruik te voorkomen.

Specifieke sectoren of collectieve overeenkomsten: Sommige bedrijfstakken of collectieve overeenkomsten kunnen een registratiesysteem vereisen om de naleving van regels met betrekking tot arbeidsduur, pauzes en verplichte rusttijden te waarborgen.

Tijdelijke of contractuele werknemers: Bedrijven die gebruik maken van tijdelijke of contractuele werknemers kunnen een registratiesysteem implementeren om nauwkeurig de gewerkte uren te volgen en te zorgen voor de naleving van de contracten.

Het is belangrijk op te merken dat deze criteria kunnen variëren van het ene bedrijf tot het andere en ook afhankelijk zijn van lokale regelgeving, sectorale overeenkomsten en specifieke bedrijfspraktijken.

Hoe een tijdregistratiesysteem implementeren?

De afdeling Human Resources of de verantwoordelijke voor het personeelsbeheer die een project voor tijds- en activiteitenbeheer (T&A) wil starten, moet de specifieke behoeften van het bedrijf of de organisatie identificeren op het gebied van tijdregistratie of activiteiten.

Het betrekken van verschillende diensten of verantwoordelijken bij de analyse van de behoeften is cruciaal om hun werking effectief te reproduceren binnen het T&A-project. De behoeften kunnen het volgen van werktijden, pauzes, verlof, het registreren van activiteiten, opdrachten, enz. omvatten.

Een audit met een consultant zal helpen om alle behoeften van een bedrijf te bepalen op het gebied van tijd- en materiaalbeheer.

De effectieve implementatie van de beheersoftware gebeurt door installatie en configuratie van het systeem.

Het werkgeverspersoneel kan profiteren van training, begeleiding en ondersteuning bij de opstart van hun nieuwe beheeroplossing.

Tijdregistratiesysteem van Kelio

Kelio biedt tijdregistratiesystemen die geschikt zijn voor verschillende omgevingen, of het nu kantoren zijn of moeilijke omgevingen (koud, vochtig, ...). Daarnaast ondersteunt het verschillende methoden van registratie, zoals met MiFare Desfire-badge of RFID, een biometrische lezer, enz. De multifunctionele tijdregistratiesystemen stellen werknemers ook in staat om verlofaanvragen, vakantiedagen, overuren en nog veel meer in te voeren dankzij de real-time gegevensverbinding met de Kelio-tijdbeheersoftware.

De werktijden controleren zonder een fysiek tijdregistratiesysteem

Het is mogelijk om werktijden vast te leggen zonder een fysieke prikklok te hebben. Dit wordt gedaan met behulp van een virtuele prikklok of tijdregistratiesoftware die toegankelijk is op smartphones, pc's of tablets. Dit is vooral handig voor kantoorpersoneel of buitendienstmedewerkers. Alle gegevens worden dan verwerkt in tijdbeheersoftware zonder gebruik van een badgelezer. Het gebruik van deze online functionaliteit is vergelijkbaar met een prikklok-applicatie met een snelkoppeling op het startscherm, waardoor snel en vanaf elke locatie kan worden ingeklokt.

Communiceren met medewerkers over de implementatie van tijdsregistratie

Communicatie met werknemers is van groot belang, zodat ze de redenen en voordelen van het invoeren van een tijdsregistratiesysteem in het bedrijf kunnen begrijpen (bijvoorbeeld eerlijke behandeling van alle werknemers met betrekking tot werktijden, vereenvoudiging van het registreren van overuren, snellere loonverwerking aan het einde van de maand door gegevensoverdracht naar de sociale dienst van het bedrijf, ...).

Contractuele overwegingen met betrekking tot de tijdregistratie van personeel

Het laten in- en uitklokken van personeel zorgt ervoor dat de daadwerkelijke prestaties overeenkomen met de contractuele afspraken. Dit kan betrekking hebben op het naleven van de voorziene werktijden, te verrichten taken of de minimale pauzetijd die genomen moet worden. Het is ook mogelijk om de leidinggevende te informeren als werknemers bijvoorbeeld de pauzetijd overschrijden.

Alle eisen met betrekking tot tijd- en activiteitenbeheer kunnen worden geconfigureerd met een Kelio-oplossing en een prikklok.